iPost-kirje (E-kirje)

Mediatri tukee lomakkeiden sähköistä lähettämistä iPost-palveluun (ent. E-kirje). iPost-palvelulla tarkoitetaan välittäjän (esim. Itella) tarjoamaa kirjeiden  tulostus- ja postituspalvelua. iPost-palvelun kautta Mediatrissa luodut tulosteet lähetetään sähköisessä muodossa välittäjälle, joka huolehtii kirjeiden tulostamisesta, kuorittamisesta ja postittamisesta vastaanottajille.

Mediatriin voidaan lisätä toiminto, jolla ohjataan halutut Mediatrin tulosteet (esim. laskut tai kutsukirjeet) tiedostoon, josta ne kerran päivässä lähetetään sähköisessä muodossa välttäjille.  Välittäjäna toimii Itella (ent. Posti), mutta myös muita palveluntarjoajia on markkinoilla. Välittäjä lukee tiedostosta vastaanottajan nimen ja osoitteen, tulostaa kirjeen paperille, kuorittaa ja jakelee kirjeen. Tällä toiminnolla saadaan siirrettyä manuaalista postitustyötä pois organisaatiosta. Mediatrin käyttäjälle iPost-toiminnon käyttö ei juuri eroa normaalista tulosteen tulostamisesta. iPost- toiminnon avulla voidaan ohjata tuhansien kirjeiden tulostus ja postitus ulkopuolelle. Laskujen lähettäminen iPostin kautta ei korvaa Verkkolasku-toimintoa (e-lasku), jossa laskun tiedot kulkee pankkiyhteysohjelmasta suoraan vastaanottajan pankkiyhteysohjelmaan.

Jotta välittäjä pystyy lukemaan lähetettävää tiedostoa, tulee tiedoston olla määrätyn muotoinen. Käyttäjä tehtyään esim. laskun, valitsee paperille tulostamisen sijaan iPost-toimituksen. Tällöin Mediatrin iPost-toiminto muodostaa lähetettävästä kirjeestä pdf-tiedoston ja kehys (xml)-tiedoston, joka tallennetaan organisaation palvelimelle. Päivän aikana muodostetut iPost-tiedostot kerätään yhden henkilön toimesta .zip-tiedostoiksi, jotka lähetetään välittäjälle. Välittäjä purkaa tiedoston, tulostaa ja kuorittaa kirjeet sekä jakelee kirjeet vastaanottajille seuraavana päivänä.

Kuva 1. iPostin kautta voidaan lähettää tuhansia kirjeitä vuosittain. Lähetys tapahtuu kerta-eränä päivittäin.

iPostitukseen organisaatio siirtyy seuraavasti:

1. Sovi Mediconsult Oy:n kanssa iPost-ohjelman lisenssin hankkimisesta ja Mediatrin iPost-ohjelman asentamisesta. Mediconsult Oy auttaa ohjelman asentamisessa ja asetuksissa.
2. Sovi välittäjäoperaattorin (esim. Itella) kanssa välityssopimuksesta. Asiakastunnus ja salasana (ftp-siirtoa varten) saadaan tässä vaiheessa välittäjältä.
3. Lähetettävän lomakkeen muotoilu tapahtuu Mediformilla. Itella edellyttää kaikkien iPostilla lähtevien kirjeiden testausta Itellan kanssa ennen tuotantoon siirtymistä.

Kuva 2. Aineisto lähetetään Mediatrista operaattorille, joka tulostaa, kuorittaa ja postittaa kirjeet vastaanottajille.

Laskujen lähettäminen Mediatrissa iPostilla ei tarkoita verkkolaskun (E-laskun) lähettämistä. iPostilla lähetettynä vastaanottaja saa laskun paperisena toisin kuin Verkkolasku-toiminnossa vastaanottaja saa laskun tiedot suoraan pankkiyhteysohjelmaansa. Mikäli iPostin vastaanottaja on rekisteröitynyt Itellan Netposti-palveluun, kirje toimitetaan hänen Netpostiin ellei hän erikseen tätä kiellä. Netpostin käyttäjälle kirjeet tulevat pdf-muodossa käyttäjätilille sähköisenä, täsmälleen samassa ulkoasussa kuin paperinen kirje. (Lisätietoja http://www.posti.fi/netposti/ )

iPost-tuki on saatavilla laskuihin ja kutsukirjeisiin. Muihin lomakkeisiin voidaan mahdollisuuksien mukaan järjestää tuki tarpeen vaatiessa.

Jokainen lähetettävä uusi kirjemalli tarvitsee tapauskohtaisen tarkistuksen muotoilun suhteen, jotta esim. vastaanottajan osoitetiedot osuvat oikeaan kohtaan tulosteessa. Tulosteeseen on mahdollista lisätä logo ja värejä.          

Lisätietoja iPost-toiminnosta Mediconsult Oy:stä Elina Kaartiselta (elina.kaartinen@mediconsult.fi tai puh. (09) 68408 615)