Hyvinvointialueiden Suomi -blogisarja haastattelee kiinnostavia sotekentän asiantuntijoita ja tarkastelee hyvinvointialueiden ajankohtaisia teemoja tietojohtamisen, digitaalisuuden ja niitä tukevien tietojärjestelmien näkökulmasta. Tässä blogissa on mukana Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen johtava asiantuntija Martta Forsell, jonka kanssa keskustelimme siitä, mistä seurantarekisterissä on kyse ja miksi se on sosiaalihuollon tulevaisuuden kannalta niin merkittävä.
Sosiaalihuollon tietopohjasta on puhuttu kauan ja puheen sävy on usein ollut kriittinen. Tieto on ollut hajallaan, osin puutteellista ja vaikeasti hyödynnettävää. Kansallinen ohjaus ja sosiaalihuollon tiedonhallinta sekä asiakastietojärjestelmien määrätietoinen kehittäminen ovat parantamassa tilannetta merkittävästi. Sosiaalihuollon seurantarekisteri on yksi keskeisistä välineistä tässä muutoksessa.
Sosiaalihuollon seurantarekisteri on THL:n ylläpitämä valtakunnallinen rekisteri, johon kootaan tietoa sosiaalihuollon asiakkaista, palveluista ja asiakasprosesseista. Seurantarekisteri mahdollistaa jatkossa huomattavasti aikaisempaa kattavamman ja ajantasaisemman kokonaiskuvan muodostamisen sosiaalihuollon toiminnasta yhtenäisesti koko Suomen alueella.
Forsell kuvaa käynnissä olevaa muutosta perustavanlaatuiseksi.
– Sosiaalihuollon tietopohja on ollut todella heikko. Olemme saaneet rekisteritietoa vain raskaimmista ja kalleimmista palveluista. Tällainen tieto ei ole mahdollistanut palveluiden kokonaisvolyymien ja asiakkaille annettujen palvelukokonaisuuksien tarkastelua. Nyt pääsemme muutamassa vuodessa hajanaisesta ja vajavaisesta tiedosta tilanteeseen, jossa sosiaalihuollon yhtenäinen tieto on sekä vertailukelpoista että laajasti ja joustavasti hyödynnettävissä.
Alkuvaiheessa seurantarekisterin ydin rakentuu asiakkuuksien ympärille: miten paljon asiakkaita on, milloin asiakkuudet alkavat ja päättyvät ja miten ne kehittyvät ajassa. Tämä on vasta alku. Forsell kuvaa kokonaisuutta rakenteena, jonka runkona asiakkuus toimii. Asiakkuuteen kiinnittyvät tuen tarve, palvelut ja prosessi. Tulevaisuudessa rekisteriä täydennetään yhä tarkemmalla tiedolla palveluista, palveluiden kestosta ja ennen kaikkea siitä, miten asiakkaiden palvelupolut etenevät.
– Erityisen kiinnostava, mutta myös haastava, alue on prosessiaikojen tarkastelu. Miten kauan eri vaiheet kestävät ja mitä tapahtuu ennen ja jälkeen virallisten määräaikojen? Martta Forsell pohtii.
Sosiaalihuollon kirjaamisen tavoissa on tähän asti ollut valtavia eroja eri organisaatioiden välillä. Kirjaamisen käytännöt ovat vuosien varrella muotoutuneet usein yksittäisten ammattilaisten omaksumien toimintatapojen sekä eritasoisten sosiaalihuollon tietojärjestelmien pohjalta. Uusi, kansallisesti yhtenäinen asiakastietomalli ja sen pohjalta kehitetyt uuden sukupolven sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmät yhtenäistävät tietopohjaa ja mahdollistavat kattavan ja yhtenäisen tiedon kokoamisen myös seurantarekisteriin.
Seurantarekisterin kehitys ja ylläpito ovat THL:n vastuulla, mutta hyvinvointialueilla on tiedon tuottajina ja omistajina keskeinen rooli. Roolit ovat Forsellin mukaan muuttuneet merkittävästi seurantarekisterin takia.
– Ennen kunnat toimittivat tiedot THL:lle, joten tieto jäi lähinnä THL:n haltuun. Nyt prosessi ei enää ole niin yksisuuntainen. Hyvinvointialueet omistavat tiedon ja pääsemme THL:ssä katselemaan ja analysoimaan hyvinvointialueiden tietoja suoraan raakadatan muodossa. Tämä parantaa avoimuutta ja luotettavuutta.
Seurantarekisteri ei ole vain tietovarasto, vaan väline ajattelun ja toiminnan kehittämiseen. Yksi seurantarekisterin suurimmista vaikutuksista ei liitykään pelkästään dataan, vaan siihen, miten datasta puhutaan.
–Aiemmin oli tavallista, että eri toimijat kyseenalaistivat toistensa luvut. Nyt tilanne on muuttumassa. Kun tiedot perustuvat yhteiseen tietomalliin, keskustelu siirtyy pois siitä, ovatko luvut “oikeita”, ja kohti sitä, miksi ne näyttävät erilaisilta, Forsell selittää.
Seurantarekisterin tietoja on Forsellin mukaan jo hyödynnetty monipuolisesti.
– Olemme jo pystyneet tuomaan seurantarekisterin tietoja lainsäädäntötyön tueksi. Vaikka tiedot ovat olleet vielä melko suppeita, vain osalta hyvinvointialueista, meillä on kuitenkin ollut antaa jotakin osviittaa verrattuna siihen, että johtopäätöksiä olisi tehty aivan mutu-tuntumalla.
Seurantarekisterin tiedot tukevat osaltaan myös sosiaalihuollon kansallista ohjausta.
– Kun tiedot on tuotettu ja koottu yhtenäisesti, voidaan esimerkiksi hyvinvointialueiden arvioinneissa ja ohjauskeskusteluissa keskittyä tietojen paikkansa pitävyyden kyseenalaistamisen sijaan tilanteiden arviointiin ja tehdä sen pohjalta yhteisiä johtopäätöksiä.
Yhtenäinen tieto tukee myös hyvinvointialueiden johtamista ja sosiaalihuollon kehittämistä. Seurantarekisteri tekee hyvinvointialueiden erilaiset toiminnat ja toimintatavat näkyviksi. Tämä mahdollistaa hyvinvointialueiden keskinäisen vertailun ja parhaiden käytäntöjen tunnistamisen. Tällainen vertailu tuottaa ymmärrystä toimintatavoista, historiasta ja prosesseista, ei vain numeroista. Forsell näkee tällaisen tietoon perustuvan itseymmärryksen edellytyksenä prosessien parantamiselle.
Sosiaalihuollon ammattilaisille seurantarekisteriin koottu tieto voi tarjota konkreettisemman käsityksen omasta työstä, työn määrästä, prosesseista ja asiakastarpeista.
– Tavoite ei ole se, että tieto saadaan rekisteriin, vaan että seurantarekisteriin koottava tieto on jatkossa myös monipuolisesti sosiaalihuollon ammattilaisten hyödynnettävissä. Rekisteri voi myös tuoda näkyväksi työn määrää, prosesseja ja asiakasrakenteita – ja siten lisätä myös sosiaalihuollon ammattilaisten motivaatiota ja ymmärrystä siitä, miksi rakenteinen kirjaaminen on tärkeää, Forsell kiteyttää.
Seurantarekisteri ei synny irrallaan arjen työstä. Sosiaalihuollon seurantarekisterissä olevat tiedot perustuvat nyt sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiin kirjattuun ja Kanta-palveluihin talletettuun rakenteiseen asiakastietoon.
Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmät ovat ainakin tässä vaiheessa seurantarekisterin ainoa tietolähde.
– Tämä on se vuori, jolla ensin kiivetään. Jatkossa nähdään, riittääkö tämä kattamaan kaikki tulevat tiedontarpeet vai tarvitaanko asiakastietojärjestelmien rinnalle täydentäviä tietolähteitä.
Seurantarekisterin onnistunut hyödyntäminen nojaa nyt vahvasti siihen, miten tiedot syntyvät arjen asiakastyössä käytettävissä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Forsell pitääkin tärkeänä, että järjestelmätoimittajat panostavat asiakastietojärjestelmien käytettävyyteen, helpottavat ja automatisoivat asiakastietojen kirjaamista ja kehittävät jatkuvasti järjestelmiään sosiaalihuollon tiedonhallinnan muuttuvien tarpeiden mukaisesti.
– Asiakastietojärjestelmien pitäisi tulevaisuudessa tehdä huomattavasti enemmän kuin vain tallentaa tietoa. Niiden tulisi aktiivisesti tukea työn tekemistä ja tiedon laatua. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että järjestelmä auttaa seuraamaan prosessien etenemistä tai tuo näkyväksi tietoa, jota tarvitaan sekä johtamisessa että arjen työssä.
Forsellin mukaan kansallisesta asiakastietomallista puuttuu vielä joitakin sosiaalihuollon kansallisen ohjauksen ja hyvinvointialueiden johtamisen kannalta olennaisia tietoja.
– Asiakirjoissa on esimerkiksi aika vähän ”pakollisuuksia”. Pakollisuudella tarkoitetaan tässä sitä, että järjestelmä pakottaa käyttäjän kirjaamaan asiakkaaseen tai palveluprosessiin liittyviä tarkempia tietoja, joista syntyy hyödyllistä dataa esimerkiksi määräajoista. Pakollisuuksia ei ole haluttu ensi vaiheessa sisällyttää asiakirjoihin, jottei työntekijälle syntyisi liikaa tarvetta klikkailla tietoja vain asian pakollisuuden vuoksi. Mutta jos tietoa ei kirjata, sitä ei voida myöskään seurantarekisterin kautta hyödyntää.
Järjestelmätoimittajat ovat tunnistaneet Forsellin esiin nostamaan pakollisuuksiin liittyvän haasteen. Esimerkiksi Mediconsult on tuomassa omaan Saga-sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmäänsä tekoälyyn pohjautuvia ratkaisuja, joilla mahdollistetaan monipuolisemman ja kattavamman tiedon kokoamisen, kuormittamatta tällä tarpeettomasti järjestelmää käyttäviä sosiaalihuollon ammattilaisia.
Forsell palaa lopuksi teemaan, joka toistuu läpi koko kehittämistyön: yhteistyöhön.
– Seurantarekisterin avulla pystytään parantamaan palveluja, mutta se edellyttää tiivistä yhteistyötä.
THL:n rooli on tärkeä, mutta vain yksi osa kokonaisuutta. Mukana ovat hyvinvointialueet, yksityisen palveluntuottajat, järjestelmätoimittajat, tutkijat ja ennen kaikkea sosiaalihuollon ammattilaiset.
– Yhdessä rakennamme tietopohjaa, joka ei ainoastaan kuvaa todellisuutta vaan auttaa myös muuttamaan sitä.