• Seuraa meitä somessa:

fi / en

Post Fetaured Image

5 vinkkiä IT-järjestelmien käyttöönottoprojekteihin

Elina Salo - 12/06/2017

Työssäni projektipäällikkönä kohtaan usein erilaisia projekteille tunnusomaisia kompastuskiviä. Tässä listaamani IT-järjestelmien käyttöönottoprojekteissa hyödynnetyt vinkit toimivat varmasti monessa muussakin rautaista projektinhallintaa vaativissa tilanteissa.Oli sitten kyseessä iso tai pieni projekti, tässä parhaimmat viisi vinkkiä projektinhallinnan haasteiden taklaamiseen:

1. Ole ajoissa liikkeellä

Käyttöönottoprojektin tehtäville on hyvä määritellä laskennalliset työmäärät, joiden perusteella projekti olisi paperilla toteutettavissa tietyssä viikkomäärässä. Mitä ennakoivammin koordinointi päästään tekemään, sitä tiiviimmälle ajanjaksolle tehtäviä on mahdollista aikatauluttaa niin omassa organisaatiossa kuin järjestelmätoimittajallakin – harva kuitenkaan pystyy hetken varoitusajalla pudottamaan meneillään olevia töitään uuden projektin tieltä.

2. Irrota aika muutokseen

Uuden it-järjestelmän käyttöönottoon on valittava omasta organisaatiosta projektivastaava. Samalla on tärkeää suunnitella, miten projektivastaavan tavallista työkuormaa voidaan keventää projektin ajaksi. Liian monella pallolla jongleeraminen aiheuttaa helposti riittämättömyyden tunnetta ja kuormittaa tarpeettomasti.

Ajan irrottaminen projektiin on paras tapa edesauttaa aikatauluissa pysymistä – ja välttää hätäisesti valmisteltuja ratkaisuja, jotka aiheuttaisivat lisätyötä myöhemmin.

3. Valitse projektiin oikeat henkilöt

Onnistuneen käyttöönoton avainasemassa on asiakkaan puolelta projektiin osallistuvat henkilöt. Projektivastaavalla tulisi olla riittävä tietopohja ja ymmärrys oman organisaation toiminnasta. Hänen tulee tuntea se tarve, johon uutta tietojärjestelmää ollaan hankkimassa. Lisäksi projektivastaavalla on hyvä olla käytettävissä oman organisaation asiantuntijoita, joilta hän saa tarvittaessa tukea ja lisätietoa uuden järjestelmän määrittelytyöhön.

Projektiryhmällä tulee olla myös riittävästi valtaa ja rohkeutta tehdä tulevia työtapoja koskevia päätöksiä. Käyttöönotto ei etene sovitussa aikataulussa, jos jokainen päätös pitää kierrättää johdon hyväksyttävänä.

4. Sovi työnjako ja vastuut selvästi

Projektin suunnittelu- ja seurantakokouksissa kannattaa kuljettaa mukana taulukkoa, johon merkitään ja päivitetään jokaiselle osa-alueelle vastuuhenkilö ja eteneminen. Kun projektin vastuut ja toimintatavat on määritelty kirjallisesti ja virkistetään aika ajoin mieleen, ei pallo pääse putoamaan sen vuoksi, että kukaan ei tunnistanut sen kiinni ottamista omaksi tehtäväkseen.

5. Ennakoi muutosvastarinta

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottaminen johtaa vääjäämättä myös toimintatapojen muuttamiseen. Nousi järjestelmän vaihdon tarve sitten omasta organisaatiosta tai kansallisista lainsäädännön vaatimuksista, synnyttää muutos aina myös vastarintaa.  Jos mahdollista, henkilöstö on hyvä ottaa mukaan muutoksen suunnitteluun jo varhaisessa vaiheessa. Mitä paremmin henkilöstö ymmärtää muutoksen taustalla olevat syyt ja tavoitellut hyödyt, sitä paremmin uudet toimintatavat saadaan jalkautettua ja henkilöstö niihin sitoutettua.

---

Potilastietojärjestelmän hankinnan kanssa on helppo mennä metsään, jos organisaation tarpeita ei määritellä tarpeeksi tarkoin - mielellään siten, että organisaatiossa on mahdollisuus aidosti uudistaa ja yhtenäistää toimintaa tukevia prosesseja. Nykyisten tarpeiden lisäksi on määrittelyvaiheessa huomioitava myös tulevaisuuden tarpeet.

Mutta miten varautua tulevaan, kun ei tiedetä, mitä se tuo tullessaan?

Lataamalla järjestelmäostajan checklistin selätät hankintaprosessin hankaluudet ja varmistat, ettei yksikään haaste jää huomiotta ja sudenkuoppa karttamatta.

Potilastietojärjestelmän ostajan checklist

Elina Salo

KIRJOITTAJA Elina Salo

Lisää samasta aihealueesta

Kiinnostuitko? Otathan yhteyttä.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse lectus odio, convallis ac enim eu, egestas mattis dolor. Sed vitae orci et erat consectetur euismod. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

  • Tarjouspyyntö
  • Lisätietoa ratkaisuista
  • Tilaa esite
  • Palaute
  • Jotain muuta