Sosiaalihuollon kirjaus muuttuu määrämuotoiseksi eli rakenteiseksi, jotta varmistetaan kirjatun asiakastiedon sisällön yhdenmukaisuus valtakunnallisesti. Tulevalla Kanta-liittymisellä mahdollistetaan asiakastietojen valtakunnallinen saatavuus sekä ajantasaisuus. Nykyisellään kirjaamistavat lastensuojelussakin ovat hyvin kirjavia myös samassa organisaatiossa työskentelevien ammattilaisten kesken.
Työnkulkujen määrittely avaa silmät omalle työlle
Kasvunpolun ensimmäisessä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönottotyöpajassa pureuduimme suoraan itse asiaan: miten kirjataan nyt, mikä tulee Kanta-määritysten myötä muuttumaan ja miten tämä näkyy asiakastietojärjestelmässä.
Usein, kun tutut päivittäiset työtehtävät pilkotaan prosesseiksi ja kirjataan ylös niiden eri vaiheet, avautuvat silmät tehtävien sisällölle uudella tavalla. Kun uutta tietojärjestelmää otetaan käyttöön, on tärkeää käydä läpi organisaation eri prosessit ja kirjaamisen työnkulut, jottei siirretä vanhoja, mahdollisesti turhiakin vaiheita ja toimintatapoja suoraan uuteen järjestelmään.
Tietojärjestelmän käyttöönotto on organisaatiolle hyvä tilaisuus tarkastella omia toimintoja uudesta näkökulmasta. Aloitimme Kasvunpolun työpajassa työnkulkujen määrittelyn tarkoituksenamme sitoa kirjaamistarpeet Nykytilan kartoituksen työkalun käyttöperiaatteen mukaisesti tosielämän kirjaamiseen lastensuojeluun soveltuvin osin.
Nykytilan kartoituksen työkalun avulla pyritään selvittämään, mitä sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja organisaatiossa tällä hetkellä laaditaan sekä muodostamaan käsitys siitä, missä tietojärjestelmissä asiakastietoja säilytetään ja käsitellään. Nykytilan kartoituksen työkalu on laadittu Kansa-koulu-hankkeessa ja sen avulla kerätyistä tiedoista on hyötyä sosiaalihuollon organisaation valmistautuessa liittymään osaksi Kanta-palveluja.
Tietojärjestelmä mukautuu tarpeisiin
Työnkuluista muodostettiin prosessikartat Kasvunpolun tarjoamien palveluiden mukaisesti: sijais- ja laitospalveluista, avohuollon palveluista ja terapiapalveluista kustakin omansa. Ensimmäinen pohdittava asia oli se, mikä laukaisee kunkin palvelun kannalta tarpeen perustaa asiakkuus tietojärjestelmään. Kun asiakkuus on perustettu, tulee se liittää konkreettisemmin asiakokonaisuuteen, joka sitoo yhteen kaikki asiakkaan kyseiseen asiaan liittyvät kirjaukset. Mitä tietoja asiakkaasta halutaan kirjata perustietoihin ja missä järjestyksessä? Mitä rakenteisia asiakirjoja muodostetaan ja mitä asiakaskertomusmerkintöjä kirjataan päivittäiskirjaamisen yhteydessä?
Työnkulkujen ja kirjaamistarpeiden määrittelyn avulla voidaan tunnistaa päällekkäisiä työvaiheita, karsia pois ylimääräiset ja näin muodostaa toimiva kokonaisuus, jota asiakastietojärjestelmä tukee. Järjestelmän tulee kyetä mukautumaan prosesseihin ja osaltaan myös ohjaamaan käyttäjää kirjaamisen aikana.
Työpöytämäärittelyillä sujuvampaa kirjaamista
Mediconsultin sosiaalihuollon järjestelmän ammattilaisen työpöytä on pitkälti määriteltävissä vastaamaan kunkin organisaation tarpeita. Käytännössä voidaan valita, mitä erilaisia komponentteja halutaan näkyvän työpöydällä yhtäaikaisesti.
Työpöytämäärittelyt vaikuttavat konkreettisesti päivittäiseen työhön ja kirjaamiseen. Se, mitä tietoja ohjelmassa näytetään milloinkin, sujuvoittaa kirjaamista ja helpottaa tärkeiden asioiden havaitsemista. Esimerkiksi asiakaskertomusmerkintää tehdessä voidaan järjestelmään määritellä viereiselle näkymälle näkymään aikaisemmat asiakaskertomuskirjaukset, jolloin niitä voidaan tarkastella samaan aikaan, kun uutta merkintää kirjoitetaan.
Oikeanlaiset työpöytämäärittelyt konkretisoituvat vasta, kun ohjelma on jokapäiväisessä käytössä. Mediconsultin järjestelmän käyttöliittymää voidaankin konkreettisesti muokata vastaamaan organisaation toiveita ja mieltymyksiä.
Kasvunpolku ottaa käyttöönsä myös järjestelmän kalenteri- ja tapahtumahallinnan syksyllä 2019. Sen avulla kullekin käyttäjälle voidaan luoda oma kalenteri ja siihen tapahtumia, joihin voidaan liittää asiakkaita, tiloja, laitteita tai resursseja. Kun tapahtuma kuitataan, muodostuu samalla suorite laskutusta varten. Seuraavassa työpajassa määrittelemme tarvittavat tapahtumat ja niihin liitettävät resurssit.
Lue myös blogisarjan muut osat:
- Kasvunpolku valitsi Mediconsultin järjestelmän - blogisarja uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönotosta lastensuojelussa
- Kalenterinhallinta helpottaa työn suunnittelua lastensuojeluorganisaatiossa
Lisätietoja:
- Nykytilan kartoituksen työkalu
- Sosmeta, sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu
- Kasvunpolku: kasvunpolku.fi
