Sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutoksessa on kyse yhtenäisen tieto- ja toimintamallin omaksumisesta liittyen asiakastiedon kirjaamiseen ja se koskee kaikkia sosiaalihuollon organisaatioita – sekä yksityisiä että julkisia toimijoita. Kaikilla niillä organisaatioilla ja organisaatioiden työntekijöillä, jotka kirjaavat ja käsittelevät työssään sosiaalihuollon asiakastietoa, on velvollisuus omaksua uusi sosiaalihuollon tietomalli ja määrämuotoisen kirjaamisen periaatteet.
Määrämuotoinen kirjaaminen kytkeytyy Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston eli Kanta-arkiston käyttöön. Kanta-arkisto tuo useita hyötyjä, joten siihen kannattaa liittyä jo nyt. Kokosimme kolme merkittävintä hyötyä:
1) Tiedon jakaminen helpottuu
Jo nyt osa sosiaalihuollon organisaatiosta tallentaa sosiaalihuollossa syntynyttä asiakastietoa Kanta-arkistoon eli asiakastiedon arkistoon. Tulevaisuudessa kaikki Suomessa toimivat sosiaalihuollon organisaatiot tulevat kirjaamaan asiakastietoa määrämuotoisesti, sertifioiduilla järjestelmillä ja tallentamaan asiakastiedot Kantaan. Asiakastietoja ei siis enää tallenneta vain paikallisesti omaan järjestelmään vaan Kanta-arkistoon, suoraan rekisterinpitäjän omaan rekisteriin ja rekisterinkäyttöoikeuden avulla asiakkaan kotikunnan rekisteriin. Yksityiset toimijat voivat konkreettisesti hyödyntää Kanta-yhteensopivaa järjestelmää jo vuoden 2020 loppupuolelta lähtien, kun rekisterinkäyttöoikeuden käyttöönotto mahdollistuu.
Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsi on sijoitettuna yksityiseen lastensuojelulaitokseen, kyseisen organisaation työntekijä kirjaa asiakkaan päivittäiskirjaukset ja asiakirjat, kuten kuukausiraportin tai -yhteenvedon, ja tallentaa ne Kanta-arkistoon. Lapsen oma sosiaalityöntekijä pääsee lukemaan ne Kannasta rekisterinkäyttöoikeuden myötä. Tämä helpottaa olennaisesti asiakasta koskevan tiedon saamista ja lähettämistä, koska päätökset, suunnitelmat, yhteenvedot ja tiedot rajoittamistoimenpiteistä ovat niiden ammattilaisten saatavilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat. Tämä kaikki edellyttää sitä, että sosiaalihuollossa kaikki toimijat omaksuvat kansallisesti yhtenäisen toimintatavan ja tietomallin asiakastiedon hallintaan, eli kirjaamistapa on sama kaikilla, riippumatta siitä, missä päin Suomea asiakastieto on kirjattu.
2) Määrämuotoinen kirjaaminen tukee tiedolla johtamista
Asiakastiedon arkiston käyttöönotot etenevät ja THL arvioi vuoden 2019 loppuun mennessä lähes 80 eri sosiaalihuollon organisaation tallentavan tietoja Kanta-arkistoon. Kanta-palveluiden käyttöönotto ja liittyminen osaksi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa ovat merkittävä tekijä myös organisaation oman toiminnan vaikuttavuudessa ja sen parantamisessa. Laadukas, määrämuotoinen kirjaaminen tukee organisaation palveluiden johtamista sekä tiedolla johtamista aiempaa enemmän.
THL suosittelee Kanta-yhteensopivan järjestelmän käyttöönottoon investoimista kaikille sosiaalihuollon organisaatioille. Määrämuotoista kirjaamista tukevan, Kanta-toiminnallisuudet sisältävän järjestelmän käyttöönotto on mahdollista jo nyt, vaikka varsinainen liittyminen Kantaan häämöttäisi vasta tulevaisuudessa. Uuden tietomallin omaksuminen osaksi omaa jokapäiväistä dokumentointityötä helpottaa jo nyt jokaisen organisaation oman toiminnan vaikuttavuuden arviointia ja tiedolla johtamista.
3) Osallistava kirjaaminen osana palvelujen parempaa laatua
Yhtenäisten tietosisältöjen ja toiminnallisuuksien käyttöönotto kansallisesti vaikuttaa sosiaalipalvelujen sujuvuuteen ja avaa samalla myös asiakkaalle mahdollisuuden osallistua omien asioidensa hoitamiseen sekä luo uusia mahdollisuuksia osallistavalle kirjaamiselle. THL:n mukaan palvelujen laatu paranee niissä organisaatioissa, jotka ottavat käyttöön Kanta-vaatimukset täyttävän asiakastietojärjestelmän ja tulevaisuudessa liittyvät myös osaksi Kanta-palveluita. Mediconsultin Saga Sosiaalihuolto -asiakastietojärjestelmä on Kanta-yhteensopiva järjestelmä, joten kaikki syntyvä ja kirjattu asiakastieto on jo nyt automaattisesti oikeanlaista ja määrämuotoista. Näin ollen, kun Kantaan liittyminen on organisaatiolle ajankohtaista, on uusi yhtenäinen tietomalli työntekijöillä jo hallussa.
Lue myös: Mitä pitää ottaa huomoon sosiaalihuollon Kanta-arkistoon liityttäessä? Lue muistilistastamme!
Haluatko nähdä, miltä määrämuotoinen kirjaaminen ja asiahallinta näyttävät asiakastietojärjestelmässä? Tilaa ilmainen esittely tai osallistu maksuttomiin webinaareihimme sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutoksesta! Eri palvelutehtäville suunnatuilla webinaaritallenteilla pääset kuulemaan valmiiksi pureskeltua tietoa.
