Organisaation tarpeiden huolellinen ja mahdollisimman tarkka määrittely on potilastietojärjestelmän hankintaprosessin kriittisin osa-alue. Suunnittelu lähtee organisaation tarpeista, joista on oltava mahdollisimman tarkka kuva alusta alkaen.
Miksi ja mihin tarpeeseen nyt ja tulevaisuudessa potilastietojärjestelmää käytetään?
Mihin toimintoihin käytetään mahdollisesti jotakin muuta järjestelmää (esimerkiksi laskutus, HR)?
Miten näiden toimintojen ja järjestelmien integraatio mukautetaan kokonaisuuteen?
Mitä paremmin organisaation ydinprosessit ja tarpeet ovat tiedossa, sen helpompaa on tarpeiden realistinen määrittely ja oikean järjestelmän valinta. Apuna voidaan käyttää toiminnallisuuskarttaa, johon on koostettu organisaation ydintoiminnot, -prosessit ja tarpeet niin johdon, hallinnon, kliinisten käyttäjien, laskutuksen, raportoinnin kuin tekniikan näkökulmasta.
Tarpeiden määrittelyssä ei pidä tukeutua pelkkään nykytilaan. Tarpeet, toiminnallisuudet ja prosessit kehittyvät aivan kuten lakisääteiset vaateetkin. Järjestelmätoimittajalta onkin hyvä pyytää tulevaisuuden tiekarttaa, jonka avulla toimittajan kykyä hahmottaa alan kehitys voidaan verrata oman organisaation tarpeisiin.
Toisaalta sekään ei aina riitä. Road mapit ja skenaariot muuttuvat, jolloin ostajan tulee tavalla tai toisella huolehtia, että järjestelmä vastaa tuntemattoman tulevaisuuden tarpeisiin. Usein se onnistuu varmistamalla ohjelman teknisen toteutuksen (arkkitehtuuri, rajapinnat, palvelut, ym.) osalta, että järjestelmän tiedot ovat käytettävissä omaan tai muiden toimesta tapahtuvaan kehittämiseen mahdollisimman avoimesti ja ymmärrettävästi.
Toisin sanottuna järjestelmän teknisen dokumentaation on oltava organisaation saatavilla. Pahimmassa skenaariossa on oltava hahmoteltuna niin kutsuttu exit-malli sekä varmistaa tietojen säilyminen ja käyttö jatkoa varten.
Ajantasaiset vaatimukset:
- Vastaako olemassa oleva järjestelmä kansallisiin vaatimuksiin, joita määrittelevät mm. Kela, THL, STM ja DigiFinland? Ottaako järjestelmä huomioon jatkuvasti kehittyvän lainsäädännön kautta tulevat vaatimukset esimerkiksi ict-infran ja tietosuojan osalta?
- Vastaako nykyinen järjestelmä tämän päivän tietoturvavaatimuksiin?
- Onko järjestelmä Kanta-auditoitu? Muiden arkistoimia Kanta-tietoja ei pysty hyödyntämään, jos omaa järjestelmää ei ole liitetty Kantaan. Kanta-palveluihin liitetty A-luokan tietojärjestelmä on myös tietoturvallinen valinta, sillä se käy läpi ulkopuolisen tahon sertifioinnin ennen käyttöönottoa.
- Kyselevätkö asiakkaat sähköisiä palveluja kuten verkkoajanvarausta? Tukeeko nykyinen järjestelmäsi palveluja, joita asiakkaasi eniten toivovat?
- Mahdollistaako järjestelmä uudet palvelumuodot kuten etävastaanoton tai kotiin vietävät palvelut?
Käytettävyys ja ylläpito:
- Kulkeeko järjestelmä käyttäjän mukana paikasta toiseen? Voiko kirjauksia tehdä mobiilissa?
- Millainen järjestelmä on käytettävyydeltään? Järjestelmän käyttäjät ovat tottuneet jokapäiväisessä arjessaan moderneihin järjestelmiin. Onko mahdollista, että huonon käytettävyyden vuoksi tärkeitä tietoja jää kokonaan kirjaamatta?
- Tukeeko järjestelmä toiminnan suunnitteluun, ohjaamiseen ja seurantaan tarvittavaa raportointia?
- Pyöriikö järjestelmä omassa palvelinympäristössä vai toimittajan tai kolmannen osapuolen palvelimilla (SaaS-ratkaisu)?
Kustannukset ja resurssit:
- Viekö järjestelmän ylläpito paljon aikaa, vaivaa ja resursseja? Kuinka korkeat ovat järjestelmän ylläpitomaksut?
- Entä muutostarpeet – joustaako järjestelmä, kun lisätoiminnot ovat tarpeen ja kuinka suuria investointeja muutokset vaativat?
LUE MYÖS:
- Terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän tarpeiden määrittely - 8 ohjenuoraa
- [Opas] 7+2 huonon potilastietojärjestelmän tunnusmerkkiä ja ratkaisua
- Voiko puutteellinen tietoturva vaarantaa potilasturvallisuuden?
- Potilastietojärjestelmän ostaja – näin vältät tyypillisimmät sudenkuopat
Teksti ja opas on päivitetty keväällä 2021.
Tämä kirjoitus on nosto kokoamastamme potilastietojärjestelmän ostajan checklististä, jonka pääset lataamaan kokonaisuudessaan painamalla alla olevaa kuvaa:
