Pienen toimijan dilemma: Liian järeä järjestelmä tai ei järjestelmää ollenkaan?

Järjestelmäuudistusten suurimmat haasteet pienillä lääkäriasemilla (puhumattakaan vaikkapa yksin toimivista fysioterapeuteista tai aloittavista hoitoalan yrittäjistä) liittyvät yleensä johonkin näistä kolmesta: kustannukset, järjestelmien laajuus tai Kanta-integraatio.

Yksityisen toimijan näkökulmasta Kanta-yhteyden pakollisuus ja muut elintärkeiksi kuvaillut toiminnot pakottavat liian järeään järjestelmään. Kallis hinta pitää sisällään toimintoja, joita pieni toimija ei tarvitse tai ei voi hyödyntää, vaikka haluaisikin.

Kuvatunlaisessa tilanteessa vaadittavaan järjestelmään satsaaminen voi tuntua kohtuuttomalta. Osa toiminnoista vaatii lisäinvestointeja, jotta ne voisi ottaa käyttöön, koska käyttöönotto vaatii muidenkin kuin järjestelmätoimittajan panostusta.

Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi laboratorioliityntä, laskutusjärjestelmän integraatiot tai muut järjestelmän ulkopuolisten laitteiden integraatiot. Jos järjestelmässä ei ole työnkulun kannalta oleellisia toimintoja – tai jos niitä on liikaa – voi aikaa tuhlaantua turhanpäiväisiltä tuntuviin asioihin, kuten tekniikan ja järjestelmän käytön opetteluun.

LUE MYÖS: Onko potilastiedon arkistosta pienen toimijan kilpailueduksi?

Järjestelmän hankinta voikin olla hyvin pitkä prosessi, johon harvoin ymmärretään keskittää voimavaroja riittävän ajoissa. Joskus voi kulua jopa kuukausia ennen kuin käyttäjä saa itselleen omia erityisiä tarpeita ja toiveita palvelevan järjestelmän.

Myös asiointi viranomaisten kanssa kuuluu osaksi järjestelmän hankintaa. Tietoa ja apua tarvitaan erityisesti viranomaisille tehtävien hakemusten ja muiden dokumenttien kanssa. Jos tarjolla ei ole täysin tarpeita vastaavaa järjestelmää, käy helposti niin, että organisaatio päätyy panostamaan kalliisiin lisätoimintoihin, joille ei ole käyttöä.

LUE MYÖS: Potilastietojärjestelmän ostaja – näin vältät tyypillisimmät sudenkuopat

Mitä vaihtoehtoja pienellä toimijalla käytännössä on?

Yksi erityisesti pienille toimijoille suunnattu edullinen vaihtoehto on kevytjärjestelmä Siro, joka täyttää Kanta-vaatimukset ja on helppo ja nopea ottaa käyttöön. Järjestelmän avulla voi mm. hallita vastaanoton perustoimintoja, kirjoittaa sähköisiä reseptejä sekä tarkastella ja tehdä merkintöjä potilastiedon arkistoon.

Mistä lähteä liikkeelle?

• Lähde liikkeelle hyvissä ajoin, vähintään 3–4 kuukautta ennen järjestelmän toivottua käyttöönottopäivää.
  
  
• Ennen valintaa kannattaa kartoittaa, millaisia järjestelmiä on olemassa ja mitä ne tarjoavat. Katso myös laatimamme järjestelmän ostajan checklist!
  
  
• Viranomaisten kanssa asiointi ja dokumenttien teko on niin ikään aloitettava hyvissä ajoin, jotta kaikki luvat ja hyväksyntä potilastiedon arkiston käyttäjäksi onnistuvat suunnitellussa aikataulussa.
  
  
• Jos haluat räätälöidyn järjestelmän, tulee myös tähän varata aikaa ja varautua siihen, että yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa on käytävä läpi pienimmätkin yksityiskohdat alkaen omista kirjaustarpeista ja määrityksistä päättyen laskutukseen.
  
  
• Mikäli toiminta ei vaadi räätälöityjä tai laajoja toimintoja sisältävää järjestelmää, kannattaa harkita kevyempää ratkaisua, jossa toiminnot on valmiiksi mietittynä ammattilaisen työnkulun mukaisesti.

LUE MYÖS: Mistä tiedän, millaiseen potilastietojärjestelmään kannattaa investoida?

Kun terveys- ja sosiaalipalveluja yhtenäistetään uusiksi kokonaisuuksiksi, on tärkeää, että käytetyt järjestelmät ovat modulaarisia, käyttöympäristöönsä muotoutuvia ratkaisuja, jotka toimivat niin yksityisissä, julkisissa, pienissä kuin suurissakin organisaatioissa.

Potilastietojärjestelmien tyypillisten ongelmien tunnistaminen ajoissa helpottaa uuteen järjestelmään siirtymistä jo suunnittelusta alkaen. Alla olevalla painikkeella voit ladata maksutta oppaamme, jossa esittelemme 7 + 2 tyypillistä terveydenhuollon asiakastietojärjestelmän ongelmaa (sekä kerromme myös kuinka ne ratkaistaan).