Organisaatioissa vallitsee yleinen harhaluulo, että potilastietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto itsessään yhtenäistäisi ja tehostaisi organisaation hajanaiset tai jopa täysin toimimattomat prosessit. Pahimmillaan uuteen tietojärjestelmään yritetään istuttaa kaikki mahdolliset toimintamallit ilman kriittistä tarkastelua.
Potilastietojärjestelmän hankinta ei kuitenkaan tarkoita – tai ainakaan sen ei pitäisi tarkoittaa – pelkästään järjestelmän ostamista, sillä järjestelmän käyttöönotto on parhaimmillaan paitsi pitkäaikaisen kumppanin valintaa, myös monialaisen tiimin yhteistyötä. Optimaalisimmillaan uusi järjestelmä ja sen käyttöönotto tukee sote-toimijan yhteisiä, määriteltyjä ydinprosesseja ja tiedonkulkua eri käyttäjäryhmien näkökulmasta sekä pitkäaikaista toimivaa yhteistyösuhdetta järjestelmätoimittajan kanssa.
Uusi järjestelmä edellyttää ennen kaikkea organisaation päätäntävaltaisten avainhenkilöiden tiivistä osallistumista jo tietojärjestelmän tarpeiden määrittelyvaiheessa, sekä edelleen järjestelmän käyttöönotossa ja käyttäjien tiedottamisessa. Nämä avainhenkilöt tietävät, miten tietty prosessi organisaatiossa hoidetaan ja miten sitä pitäisi kehittää. Oikeiden asiantuntijoiden yhteen saattaminen ja päätösten huolellinen dokumentointi helpottavat oleellisesti järjestelmähankinnasta vastaavan henkilön tehtävää ja vastuuta.
Tarvittavien toimintojen uudelleenarviointi on tehtävä huolellisesti, jotta järjestelmä saadaan vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Digitalisaatio, robotisaatio ja keinoäly muuttavat työn tekemistä, ja niitä onkin syytä hyödyntää myös potilastietojärjestelmässä asiakkaiden eduksi sekä ammattilaisten työn helpottamiseksi.
Terveydenhuollon tietojärjestelmät voivat olla hankalia hankittavia, mutta niiden ei tarvitse olla. Järjestelmähankinnan helpottamiseksi olemme koonneet potilastietojärjestelmän ostajan oppaan helpottamaan suunnittelutyötä sekä opastamaan läpi hankintaprosessin aina suunnittelusta kilpailutukseen ja kompastuskivien ennakointiin.
Voit ladata oppaan maksutta käyttöösi alla olevalla painikkeella. Antoisia lukuhetkiä!
Teksti ja opas on päivitetty keväällä 2021.