Hienoa, että Lääkäriliitto on teeseillään nostanut lääkärien roolia tietojärjestelmien hankinnassa, käytössä ja jatkokehityksessä. Kliinisten käyttäjien – myös hoitajien – on oltava hyvinvointialueiden tietojärjestelmähankinnoissa alusta asti mukana. Jo ennen hankintamenettelyä on hahmotettava, mitä ollaan tavoittelemassa, missä laajuudessa ja mihin tarkoitukseen. Tietojärjestelmähankinnan perustaa on vaikea muuttaa, jos jo hankintamenettelyssä on betonoitu asioita, jotka vaikuttavat oleellisesti tietojärjestelmän kliiniseen käyttöön. Jos ”hypätään liikkuvaan junaan” eli on jo päätetty juna ja pääteasema, hankinnan suunnan kääntäminen on työlästä.
Mukautuva potilastietojärjestelmä sopii kliiniseen työhön ja hallintoon
Kliinisillä käyttäjillä tulee olla päätösvalta siihen, miten heidän työvälineensä, potilastietojärjestelmän, halutaan toimivan. Jos he eivät pääse riittävästi mukaan työssään käyttämiensä tietojärjestelmien hankintaan ja käyttöönottoon, järjestelmä ei välttämättä tue kliinisiä toimintamalleja vaan esimerkiksi hallintoa. Hallinnon ja kliinisen toiminnan tukeminen eivät sulje toisiaan pois, jos järjestelmä on mukautuva. Tietojärjestelmätoimittajana törmäämme yleensä siihen, etteivät loppukäyttäjät tiedä, että järjestelmä voidaan muokata sopivaksi. Mitä paremmin esimerkiksi tietohallinnon asiantuntijalääkäri ymmärtää järjestelmän mahdollisuudet, sitä paremmin kliiniset toimintamallit pystytään huomioimaan ja toteuttamaan järjestelmässä.
Kliinikon työtä tukeva järjestelmä tukee myös hallinnon tarpeita, koska sen tuottama tieto on paikkansapitävää. Jos järjestelmä tehdään pelkästään hallinnon tarpeiden lähtökohdasta, työnteko ei ole sujuvaa ja järjestelmä tuottaa "väärää tietoa", kun käyttäjät opettelevat kiertoteitä ohittaakseen työläät tilastoinnit.
Onnistunut konfigurointi saa toiminnan sujumaan
Ennen käyttöönottoa järjestelmä on konfiguroitava sitä käyttävän organisaation muuttuviin tarpeisiin. Konfigurointi vaatii syväosaamista ja ymmärrystä siitä, mihin järjestelmät taipuvat ja miten niitä voi muokata myös käyttöönoton jälkeen organisaation muuttuviin tarpeisiin. Parhaimmillaan järjestelmä on mukautettavissa erilaisiin väistämättä edessä oleviin muutoksiin: lakisääteisiin, tiedolla johtamiseen ja alueen prosesseihin liittyviin.
Konfigurointi vaikuttaa kustannuksiin valtavasti, koska järjestelmät ovat käytössä vuosia – eikä niitä tuosta vain korvata. Muokattava järjestelmä oikein konfiguroituna mahdollistaa nopean käytön omaksumisen ja sujuvan toiminnan eri käyttäjärooleilla, eri yksiköissä ja eri erikoisaloilla. Konfigurointi ei ole sitä, että järjestelmän logiikka tai toiminnot vaihtelevat työskentelypaikan mukaan. Järjestelmän hyvä käytettävyys edellyttää, että se on mahdollisimman yhtenäinen. Hankintaprosessissa keskitytään helposti liikaa spesifeihin konfigurointeihin ja peruskäyttö unohtuu.
Tuottavuuteen kannattaa kiinnittää huomiota hankinnassa
Määrittely ei ole ohi järjestelmän tullessa käyttöön kliinisessä työssä. Työprosessit, datan kirjaaminen ja sen hyödyntäminen tiedolla johtamisessa pitää määritellä yhdessä asiantuntijoiden kanssa. Järjestelmän tulee vastata sekä hyvinvointialueen muuttuvan toiminnan että käyttäjiensä tarpeisiin.
Lääkäriliiton teeseissä varaudutaan tuottavuuden laskuun käyttöönoton jälkeen: miksi se sallitaan? Oletuksena on, että uusi järjestelmä tehostaa työtä. Jos sen omaksuminen aiheuttaa hetkellistä työtehon laskua, tuottavuuden tulee sovitussa ajassa palautua ja sitten nousta. Tähän kiinnitetään hankinnoissa liian vähän huomiota eikä tietoja tuottavuudesta ole käytettävissä. Tehokkuus on kuitenkin järjestelmähankinnoissa yleensä aina yhtenä mitattavana KPInä. Järjestelmää ei saa kehittää tietohallinto, algoritmit eikä sihteerityön vähentäminen edellä, vaan sen tulee tukea kliinistä työtä ja päätöksentekoa.
Jatkokehitys ei voi olla tilaajan resurssien varassa
On totta, että järjestelmät vaativat käyttöönoton jälkeen aina jatkokehittämistä, mille on varattava riittävät resurssit. Resurssin kehitykseen on kuitenkin oltava tuottajalla, sillä sote-tietojärjestelmän jatkokehittäminen ei ole ensisijaisesti tilaajan tehtävä. Paljon hyvää kehitystä tehdään yhteistyössä, mutta jos asiakkaan resursseja käytetään paljon suoraan toimittajan järjestelmäkehitykseen, vääristetään toimintamalleja ja sidotaan asiakkaat väärään toimintatapaan. Kaikki asiakkaalla teetetty järjestelmän kehitys- ja määrittelytyö on poissa lääkärien ja hoitajien kliinisestä työstä.
Voisiko lääkäreiden kehitystyöpanoksen potilastietojärjestelmiin nostaa alueilta kansalliseksi – ei tietojärjestelmäspesifiksi – kehityshankkeeksi? Mikä on tässä Lääkäriliiton ja lääkäriyhdistysten rooli? Toki tällaista työtä tehdään jo nyt, mutta sen tulisi myös päätyä osaksi tilausprosesseja.
Lyhyempi versio tästä tekstistä on julkaistu Lääkärilehdessä 22.12.2023. (Linkki aukeaa vain Fimnet-tunnuksella).
Kirjoittajat:
Ville Salaspuro, Mediconsultin lääketieteellinen johtaja, lääketieteen tohtori
Tuomas Kiviluoto, Mediconsultin asiantuntijalääkäri, sisätautien erikoislääkäri
