Sosiaalihuollossa on tällä hetkellä meneillään sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönotto. Tavoitteena on, että Kanta-arkiston käytön myötä asiakastieto olisi ammattilaisen saatavissa aina kun sitä tarvitaan, riippumatta siitä mitä asiakastietojärjestelmää tiedon kirjaamiseen tai lukemiseen käytetään. Kanta-arkiston myötä voidaan siis vihdoin sanoa näkemiin isolle osalle yhteensopivuusongelmista.
Kanta-arkistoon liittyminen tulee olemaan niin merkittävä muutos, että se todennäköisesti edellyttää suurelta osalta sosiaalihuollon toimijoita jonkinlaista projektointia tai hankkeistamista, jossa uusiin tiedonhallinnan vaatimuksiin tutustutaan kunnolla ja vaaditut toimenpiteet tunnistetaan ja aikataulutetaan. Sosiaalihuollon organisaation käytössä oleva järjestelmä tulee olla Kanta-auditoitu, sillä muussa tapauksessa muiden kirjaamia Kanta-tietoja ei pääse käsittelemään.
Kanta-arkiston käyttöönottoa suunnittelevan sosiaalihuollon organisaation tulisi muun muassa:
• Perehtyä uusiin Kanta-vaatimuksiin tarvittavan asiantuntijajoukon voimin
Ennen Kanta-arkiston käyttöönottoa organisaation tulee käydä läpi liittymisvalmistelut, joiden avulla käyttöönotto on mahdollista. Valmistelutehtäviin kuuluu tietojärjestelmien kehittämisen ohella perehtyä organisaatiorakenteen kuvaamiseen, palvelutuotannon jäsentämiseen sekä asiakirjahallinnon ja kirjaamisen yhdenmukaistamiseen.
• Kartoittaa oman organisaation nykytilanne ja tunnistaa muutostarpeet
Nykytilanteen kartoituksessa organisaation tulee analysoida sen nykyiset organisointitavat ja kirjaamiskäytännöt: miten kirjaamme nyt ja miten kirjaamme kun olemme Kanta-arkiston käyttäjiä? Selvitystyön tukena sosiaalihuollon organisaatio voi hyödyntää Kansa-koulu-hankkeessa julkaistua nykytilan kartoituksen työkalua.• Aikatauluttaa oma muutosprosessi realistisesti ja kansallinen aikataulu huomioiden
Aikataulutuksen suunnittelun apuna on viisasta hyödyntää jo toteutuneiden pilottien myötä kertynyttä kokemusta. Pilottien lisäksi THL:n julkaisemat liittymisaallot auttavat konkreettisesti aikatauluttamaan hanketta.• Suunnitella organisaatiolle uusien vaatimusten mukainen tiedonhallinta ja kirjaamiskäytännöt
Asiakastietomallin mukainen rakenteinen kirjaaminen tulee ymmärtää ja suunnitella organisaatiossa palvelutehtäväkohtaisesti. Uuden kirjaamiskäytännön myötä asiakasta koskevat tiedot on paremmin hyödynnettävissä asiakastyössä.
• Viedä muutokset toimintaan ja prosesseihin asiantuntijoiden kouluttamista unohtamatta
Ammattihenkilöiden kouluttamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Varsinaiseen käyttöönoton suunnitteluun ja itse käyttöönottoon osallistuvat ammattilaiset ovat tärkeässä roolissa, mutta yhtä lailla muiden ammattihenkilöiden vastuu esimerkiksi asiakastietojen yhdenmukaisesta kirjaamisesta ja oikeellisuudesta on onnistuneen muutoksen ytimessä.
• Hyödyntää jo parhaita käytäntöjä - mitä voimme oppia organisaatioista, joissa uusia vaatimuksia on jo testattu?
THL:n sivuilla on julkaistu erilaisten pilottien myötä kertyneitä kokemuksia, joihin kannattaa ehdottomasti tutustua jo suunnitteluvaiheessa.
Muutos edellyttää tietojärjestelmien hankkijoilta ja kehittämiseltä hyvää käsitystä ajankohtaisesta tilanteesta, tiedonhallintaan liittyvistä vaatimuksista sekä sote-palveluiden tulevaisuuden suunnasta. Myös muutosjohtaminen ja uusien käytäntöjen istuttaminen vaativat panostuksia organisaation koosta riippumatta. Parhaan tuloksen takaamiseksi Kantaan liittymisen valmistelut tulisikin toteuttaa yhteistyössä organisaation johdon, tietohallinnon, tietosuojavastaavien, asiakirjahallinnon sekä asiakastyötä tekevien ammattilaisten kesken.
Lue myös: Miksi liittyisin sosiaalihuollon asiakastietdon arkistoon jo nyt?
Lue lisää sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutoksesta oppaasta, jonka pääset lataamaan alla olevasta kuvakkeesta.
