• Seuraa meitä somessa:

fi / en

Post Fetaured Image

Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän ostaja, mitä kannattaa huomioida?

Saija Siivonen - 16/12/2021

Sosiaalihuollon toimija tai sosiaalihuollon tietojärjestelmistä päättävä taho, oletko varautunut tietojärjestelmän uusimiseen?

Kanta-arkiston käyttöönotto ja sitä kautta muutos tiedonhallinnassa, sote-uudistus sekä lakimuutokset aiheuttavat merkittäviä uudistuksia sosiaalihuoltoon.

Kanta-arkiston ja tiedonhallinnan muutoksen myötä kirjaamisprosessi muuttuu merkittävästi: kaikissa sosiaalipalveluja tuottavissa yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa otetaan käyttöön asiakastiedon rakenteinen eli määrämuotoinen kirjaaminen, rakenteinen tallentaminen sekä valtakunnallinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto, eli Kanta. Näin merkittävä muutos aiheuttaa monelle sekä yksityiselle että julkiselle sosiaalihuollon toimijalle painetta päivittää tai uusia tietojärjestelmiään vastaamaan uudistuvia vaatimuksia.

Jotta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon eli Kantaan voi liittyä, täytyy ilmoittautua Kelan järjestämiin käyttöönottojaksoihin. Kantaan liittymisen prosessiin tulee varata riittävästi aikaa, yleensä vähintään puoli vuotta, joten valmistelut on aloitettava ajoissa.

Kaikki tarvittavat palvelutehtävät sekä viranomaistoiminta

Sosiaalihuollon tietojärjestelmällä ei hallinnoida pelkästään päätöksiä, vaan sitä käytetään sekä viranomaistoiminnan että palvelutuotannon kirjaamiseen. Sosiaalihuoltoa järjestävän julkisen tahon tulee miettiä, mitä palvelutehtäviä järjestelmällä halutaan hoitaa. Osa järjestelmistä sopii kaikkiin palvelutehtäviin, osa taas vain tiettyihin – järjestelmää valitessa kannattaakin ottaa huomioon yhden yhteisen järjestelmän tuomat edut verrattuna moneen erilliseen järjestelmään.

Palvelua järjestävä taho kuten kunta voi edellyttää palveluntuottajilta tiettyjä toiminnallisuuksia (kuten rekisterinkäyttöoikeus ja raportointi) tukevan järjestelmän käyttöä, jolloin on erityisen tarkasti harkittava tietojärjestelmän soveltuvuus sekä viranomaistoimintaan että kaikkiin tarvittaviin palvelutehtäviin.

Järjestelmähankinta tarkoittaa myös oman toiminnan kehittämistä

Uusi järjestelmä edellyttää ennen kaikkea organisaation päätäntävaltaisten avainhenkilöiden tiivistä osallistumista jo tietojärjestelmän tarpeiden määrittelyvaiheessa, sekä edelleen järjestelmän käyttöönotossa ja käyttäjien tiedottamisessa. Nämä avainhenkilöt tietävät, miten tietty prosessi organisaatiossa hoidetaan ja miten sitä pitäisi kehittää. Toimintatapojen kehittäminen onkin olennaista järjestelmähankinnan yhteydessä, sillä tietojärjestelmä itsessään ei voi yhtenäistää hajanaisia tai jopa täysin toimimattomia prosesseja. Oikeiden asiantuntijoiden yhteen saattaminen ja päätösten huolellinen dokumentointi helpottavat oleellisesti järjestelmähankinnasta vastaavan henkilön tehtävää ja vastuuta.

Asiakastietojärjestelmän hankinnan ei pitäisi tarkoittaa vain järjestelmän ostamista, vaan järjestelmän käyttöönotto on parhaimmillaan monialaisen tiimin yhteistyötä sekä pitkäaikaisen kumppanin valintaa. Optimaalisimmillaan uusi järjestelmä ja sen käyttöönotto tukee yhdessä määriteltyjä ydinprosesseja ja tiedonkulkua eri käyttäjäryhmien näkökulmasta sekä pitkäaikaista toimivaa yhteistyösuhdetta toimittajan kanssa.

Tarvittavien toimintojen uudelleenarviointi on tehtävä huolellisesti, jotta järjestelmä vastaa myös tulevaisuuden tarpeita ja toimittaja on sitoutunut muutostyöhön. Digitalisaation myötä sähköiset palvelut muuttavat työn tekemistä. Niitä voidaan ja on syytä hyödyntää myös tietojärjestelmässä asiakkaiden eduksi sekä ammattilaisten työn helpottamiseksi.

Kokosimme oppaan helpottamaan suunnittelutyötä ja opastamaan läpi hankintaprosessin aina suunnittelusta kilpailutukseen ja kompastuskivien ennakointiin. Pääset lataamaan oppaan tästä tai alla olevasta kuvakkeesta.

New call-to-action

Saija Siivonen

KIRJOITTAJA Saija Siivonen

saija.siivonen@mediconsult.fi

Tuotepäällikkönä työskentelevä Saija tuntee sosiaalihuollon määrittelyt ja innostuu kirjaamisen kehittämisestä.

Lisää samasta aihealueesta

Mikael Palola - 27/04/2022

Palveluverkon suunnittelussa lähipalvelut irtaantuvat kunnista ja seinistä

Hyvinvointialueiden palveluverkkojen suunnitteluun kohdistuu nyt monenlaisia odotuksia. Yksittäisiä kansalaisia kiinnostaa, mistä ja miten he saavat jatkossa tarvitsemiaan sote-palveluja. Ammattilaiset odottavat tietoa, missä ja miten he tulevat...

Lue lisää

Kiinnostuitko? Otathan yhteyttä.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse lectus odio, convallis ac enim eu, egestas mattis dolor. Sed vitae orci et erat consectetur euismod. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

  • Tarjouspyyntö
  • Lisätietoa ratkaisuista
  • Tilaa esite
  • Palaute
  • Jotain muuta