– Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue lähti liikkeelle kunnianhimoisesti ja organisaatio uudistui aika tavalla. Siksi oli tärkeää, että asiakastietojärjestelmät yhtenäistyivät mahdollisimman nopeasti, Pohteen sosiaalijohtaja Leena Pimperi-Koivisto
kertoi Kuntamarkkinoiden tietoiskussa syyskuussa 2023. Puheenvuorossa kokemuksia ja vinkkejä sosiaalihuollon alueellisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon tarjoili myös Mediconsultin sosiaalihuollon ja kuntoutuksen liiketoimintajohtaja Kristiina Moilanen.
Sosiaalialan edustajana Pimperi-Koivisto painotti ammattilaisten asianmukaisten työkalujen ja asiakasprosessien sujuvuuden tärkeyttä. Asiakkaiden ja kuntalaisten on saatava lakisääteiset palvelunsa.
Yhtenäinen asiakastietojärjestelmä tukee edellä mainittuja tavoitteita. Lisäksi Pimperi-Koivisto nosti esiin tiedolla johtamisen tärkeyden. Tiedolla johtaminen vahvistuu, kun koko hyvinvointialueella on käytössä yhteinen asiakastietojärjestelmä.
– Tiedolla johtamisella on suora kytkös rahoitukseen, kun tehdään sosiaalihuollon asiakkuuksien palvelutarpeet näkyviksi, hän sanoi.
Pohjois-Pohjanmaalla on käynnissä AAPO-ohjelma, jonka tavoitteena on ottaa käyttöön hyvinvointialueen palvelut integroiva asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus. Järjestelmä mahdollistaa hyvinvointialueen uudet ja yhteiset toimintamallit. Terveydenhuollon potilastietojärjestelmäksi on valittu Esko ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmäksi Mediconsultin Saga Sosiaalihuolto. Sosiaalihuollon kokonaisuuden käyttöönottoprojekti aloitettiin elo-syyskuun vaihteessa 2022, ja Pohde aloitti Saga Sosiaalihuollon tuotantokäytön 2.1.2023.
Lähtötilanteessa Pohteen sosiaalihuollossa on paljon organisaatiokohtaisia toimintamalleja ja kolmen eri toimittajan järjestelmiä, joista lukuisia erilaisia versioita. Tavoitetilana Pohteella ovat palvelutehtäväkohtaiset yhteiset toimintamallit koko hyvinvointialueella sekä sujuvat integroidut palvelut ja yhtenäinen, kansalliset vaatimukset täyttävä asiakastietojärjestelmä.
Miksi sote-tietojärjestelmiä uudistetaan nyt hyvinvointialueilla?
Sote-tietojärjestelmien yhtenäistäminen ja alueelliset käyttöönotot koskettavat lähes kaikkia hyvinvointialueita lähivuosina. Uudistaminen on tarpeen, jotta mahdollistetaan sote-palveluiden rakenteelliset muutokset, toimintaprosessien yhtenäistäminen, tietopohjan rakentaminen vaikuttavuuden seurantaan ja kehittämiseen sekä sote-ammattilaisille parhaat mahdolliset työvälineet.
Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien osalta uusimisella vastataan myös 1.9.2024 voimaan astuviin uusiin kansallisiin tiedonhallinnan, kirjaamisen ja lainsäädännön vaatimuksiin.
Lue lisää aiheesta: Alueelliset sote-tietojärjestelmät vauhdittavat toiminnan yhtenäistämistä ja kehittämistä hyvinvointialueilla
Miten tietojärjestelmämuutos toteutetaan sujuvasti?
Sekä Leena Pimperi-Koivisto että Kristiina Moilanen painottivat, että alueellisen sote-tietojärjestelmän käyttöönotto ei ole pelkkä järjestelmän käyttöönotto vaan myös toimintamallien mittava muutos.
–Tämä voi johtaa muutosvastarintaan, mikä on inhimillistä ja pitää tiedostaa. Hyvä muutosjohtaminen ja -viestintä ovat olennaisessa roolissa muutosvastarinnan taklaamisessa, Kristiina Moilanen totesi.
Muutosvastarinnan kääntämisessä, jos ei innoksi niin ainakin suopeudeksi, auttaa nimenomaan laadukas johtaminen ja viestintä. Henkilöstön on tärkeää ymmärtää, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä yhteisistä toimintamalleista ja yhteisestä järjestelmästä on sekä välittömästi että pidemmän ajan kuluessa.
Alueellisen tietojärjestelmän käyttöönotto edellyttää alueen aiempien toimintamallien yhteensovittamista uuteen järjestelmään. Muutos on kirjaimellisesti mahdollisuus tässäkin teemassa: Uuden järjestelmän käyttöönotto yhtenäistää toimintatapoja väistämättä, jos se osataan hyödyntää oikein.
Sosiaalihuollon alueellinen asiakastietojärjestelmä toteuttaa kansallisia sosiaalihuollon tiedonhallinnan määrityksiä, jotka tuovat muutoksia aikaisempaan toimintaan. Tämä edellyttää alueen sosiaalihuollon asiantuntijoilta riittävää osaamista ja ymmärrystä kansallisesta tiedonhallinnasta sekä selkeitä linjauksia toimintatavoista ja prosesseista.
Alueellisen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän onnistuneen hankinnan ja käyttöönoton vinkit hyvinvointialueille:
- Varmista, että hankittava kokonaisuus ja toiminnalliset vaatimukset on määritelty siten, että uusi järjestelmä vastaa hyvinvointialueiden tarpeita.
- Panosta kilpailutuksen aikana järjestelmän ammattimaisesti toteutettuun käytettävyysarviointiin.
- Takaa riittävä resurssointi, selkeät roolit ja vastuut.
- Luo selkeä päätöksenteon ja johtamisen malli
- Huolehdi järjestelmän loppukäyttäjien riittävästä osaamisesta, valmistautumisesta ja avainhenkilöiden sitoutumisesta
- Huomioi, että kyseessä on toiminnallinen muutos, ei ainoastaan uuden järjestelmän käyttöönotto. Varmista huolellinen muutosjohtaminen ja -viestintä sekä varaudu taklaamaan inhimillinen muutosvastarinta.
